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Fundación para la Investigación sobre el Derecho y la Empresa





Reflexiones de Antonio Viejo, Juez Decano de Madrid, sobre la iniciativa papel cero


“Es posible que la expresión “papel cero” para definir el expediente digital no sea del todo correcta. Es cierto que habrá procedimientos donde no haya que presentar físicamente documentos, pero habrá otros donde tendrá que convivir el expediente digital con documentación necesaria para resolver ese expediente.”

“No es previsible que haya cambios sustanciales en nuestra plantilla y su esfuerzo humano de cara a la gestión de los procedimientos. Al contrario, contarán con unas herramientas que les ayudará a gestionar mejor su trabajo. Los profesionales de la justicia deben estar tranquilos “



La tecnología llega a la justicia tras muchas peripecias en su implantación. La Ley 42/2015, de 5 de octubre, de reforma de la Ley 1/2000, de 7 de enero, de Enjuiciamiento Civil. Esta norma establece, como principio general, la obligatoriedad de que los profesionales de la justicia (abogados y procuradores) presenten por medios telemáticos o electrónicos los escritos, iniciadores o no del proceso, y demás documentos dirigidos a las oficinas judiciales a partir del 1 de enero de 2016 (arts. 135 y 273 LEC). Fue el propio Antonio Viejo, Juez Decano de Madrid quien mantuvo un interesante coloquio con los asistentes sobre el Expediente Judicial Electrónico. Su implantación  supondrá la supresión del papel, un ahorro en recursos y una simplificación de la gestión, con la finalidad de obtener una mayor celeridad en la adopción de las resoluciones y, por tanto, una reducción de los tiempos de espera. “ En Madrid, la adaptación a Lexnet se hará de forma progresiva, esto hizo que de forma provisional y hasta el 31 de enero del 2016 se establecieran nuevas reglas de actuación de los servicios comunes de registro y reparto de los Juzgados de Madrid, recogidas en el Acuerdo Nº 3/2016 emitido por mi persona, como Juez Decano de Madrid, que rigen con carácter transitorio y vigencia inicial hasta el 31 de enero de 2016, hasta que los medios electrónicos, aplicaciones y sistemas tecnológicos con los que cuentan las Servicios Comunes de las Oficinas de Registro y Reparto del Decanato de los Juzgados de Madrid y los órganos judiciales de Madrid puedan dar cumplimiento a  la citada Ley 42/2015, de 5 de octubre, de reforma de la Ley 1/2000, de 7 de enero, de Enjuiciamiento Civil”; comenta el Juez Decano.  Con Antonio Viejo hemos hablado de tecnología, gestión de procedimientos y de cambio cultural.

Su perfil
Nuestro interlocutor tomó el testigo de José Luis González Armengol en julio del pasado año como Juez Decano de Madrid. “Un trabajo de estas características supone velar principalmente porque los asuntos que se repartan en los juzgados se hagan de forma igualitaria en todos los órganos judiciales del partido que soy Decano.   Al mismo tiempo parte del tiempo se dedica a  que se haga uso correcto de los inmuebles y ser juez, nunca mejor dicho en aquellas situaciones que por el propio reparto genere un conflicto. También atendemos las quejas que recibimos sobre el funcionamiento de los propios juzgados.
Es cierto que Madrid es un pequeño Estado. Todo lo que se haga aquí puede tener una extrapolación razonable a nivel nacional. Como partido judicial tiene varias particularidades; es la capital de España donde está radicada la sede de la Administración Central del Estado. En el ámbito civil hay una posibilidad de elección de órgano judicial al que se pueden someter las partes voluntariamente. Todo esto hace que la jurisdicción de Madrid sea muy especial, en cuanto a complejidad y número de asuntos. En la actualidad, contamos con 303 juzgados más cinco jueces que son los que integran el Registro Civil. 
La sobrecarga de entrada de asuntos en algunos juzgados en algunas jurisdicciones en concreto, hay refuerzos que se han convertido en estructurales en las áreas social o mercantil en estos momentos. En este último año se ha producido un aumento muy sustancial de entrada de asuntos en la jurisdicción civil: son las demandas contra entidades financieras por los llamados productos bancarios complejos; preferentes o la OPV de Bankia.  En esta situación la aplicación de la tecnología es irrenunciable porque hay que entenderla, sobre todo en el caso del expediente digital, como un avance para mejorar la tramitación de los asuntos y, por ende, la relación del justiciable con la administración de justicia”.

¿Por qué es tan necesario el expediente electrónico en la Administración de Justicia?
Estamos ante una realidad que ya se ha desarrollado en otras administraciones y que se irá implantando progresivamente en nuestra Justicia. De hecho hay un mandato legal que así lo establece y que estoy convencido que supondrá una mejora sustancial en su funcionamiento cuando las personas que prestan su actividad en los órganos judiciales tengan los medios adecuados para gestionarlo y la formación necesaria para afrontar este cambio.
En Madrid no se ha implantado el expediente electrónico con la puesta en marcha de Lexnet. Se trata de una primera fase de su implantación, así lo indica la ley 42/2015 que ha implantado las comunicaciones bidireccionales obligatorias entre los órganos de la justicia y los propios profesionales del Derecho.  En su preámbulo se habla del ahorro de costes y de una gestión más eficiente de los expedientes que entran en los juzgados.
En una ciudad como Madrid, hay catorce sedes que reciben la documentación de los cuatro Servicios Comunes que existen: civil, penal, social y contencioso administrativo. En alguna de estas jurisdicciones hay juzgados repartidos entre cinco y seis sedes, lo que genera un continuo trasiego de papeles. Si logramos introducir la justicia digital podríamos hacer desaparecer un problema en este entorno que es el traslado físico de tanto papel desde dichos Servicios Comunes a los Juzgados correspondientes.

Usted ha participado en FIDE recientemente en una mesa redonda para explicar lo que es dicho expediente electrónico y que ventajas aporta: ¿De todas las preguntas que le han hecho, cuáles les ha llamado más la atención?
Veo mucha preocupación por la puesta en marcha de Lexnet, que no deja de ser, como antes le he comentado el principio del expediente electrónico, cuestión que va a generar muchos cambios en la Administración de Justicia y la necesidad de que se introduzcan criterios de certidumbre para que en este periodo actual los profesionales de la justicia sepan qué tienen que hacer para que su relación con la justicia no se quede estancada en los buzones Lexnet y no se retrasen la toma de decisiones.

¿Cuál es la situación actual en estos momentos?
Trabajamos para que Lexnet sea una realidad y necesitamos tiempo. Ahora ese ahorro de costes no es visible y junto con el escrito digital se entrega otro en papel. En la actualidad, solo algunos juzgados de Madrid manejan Lexnet, eso ha hecho que hace un mes y tras una reunión que mantuvimos con las altas instancias jurídicas y de la Comunidad de Madrid se hablara de un periodo de transición donde se admiten ambas vías de presentación de escritos.
 
¿Qué calendario hay para suplir las carencias que se detectan en Madrid a nivel de medios y funcionarios?
Es esencial que los dos sistemas informáticos concernidos (Lexnet y IusMadrid) puedan comunicarse, hablar un idioma común. Para ello debe  “homologarse” el sistema informático de gestión procesal de la Comunidad Autónoma por el Ministerio de Justicia. Se avanzó en la última de las reuniones de la Comisión Mixta TSJ-CAM que este hecho podría producirse el 25 de febrero. De ser así, se haría una prueba piloto  de funcionamiento en Madrid capital y en uno de los partidos judiciales de la periferia, lo que situaría una correcta puesta en marcha de las comunicaciones bidireccionales entre los profesionales de la justicia y los órganos judiciales  a fínales del mes de febrero siempre que, además, se procediera a facilitar a los órganos los medios materiales indispensables (tarjetas criptográficas y dobles pantallas) y se proporcionara la información clara, formación al personal al servicio de los juzgados y tribunales para el uso de los sistemas tecnológicos de trabajo y apoyo técnico informático durante este periodo. Es dudoso que antes de abril podamos hablar de funcionamiento eficaz del sistema.

¿Podrá la Comunidad de Madrid llegar a tiempo y tener el expediente electrónico para julio, fecha que Justicia ha señalado para la entrada del vigor de los mismos?
La Comunidad de Madrid debe hacer un gran esfuerzo en llegar a esa meta a tiempo porque tiene todavía muchas tareas por pendientes en esta primera fase de implantación del expediente digital, como acabo de señalar.
La puesta en marcha de la tramitación procesal de los expedientes electrónicos incorporando los escritos y documentos digitales a los sistemas informáticos de gestión procesal y la firma electrónica de las distintas resoluciones judiciales implica, en primer término, que esas tareas pendientes efectivamente se lleven a cabo y, en segundo lugar, que la información, la formación del personal al servicio de juzgados y tribunales y el apoyo técnico a esa implantación integral se gestione de modo adecuado. Sólo si esta gestión del cambio se realiza de un modo eficiente y se aportan los medios humanos y materiales necesarios se llegará a tiempo.

De todas formas, ¿desaparecerá el papel de nuestra justicia, como se ha dicho, o estamos hablando de algo ideal?
Es posible que la expresión “papel cero” para definir el expediente digital no sea del todo correcta. Es cierto que habrá procedimientos donde no haya que presentar físicamente documentos, pero habrá otros donde tendrá que convivir el expediente digital con documentación necesaria para resolver ese expediente.
Le pongo un ejemplo esclarecedor: cuando en un procedimiento cambiario en el ámbito civil se insta una ejecución para el cobro de una letra. La letra que es un título valor que puede circular en el tráfico jurídico, lógicamente tiene que retirarse cuando se demanda del juzgado la ejecución del título.  Ahí convivirá el expediente digital con la demanda presentada pero habrá que aportar al procedimiento el documento físico –la letra de cambio-, tal y como prevé la ley de enjuiciamiento civil.

Nadie duda que esta situación va a generar un cambio cultural importante en el seno de los profesionales de la justicia.
Es cierto y hay que darse cuenta que el cambio del que estamos hablando es posible.  Lo único que hace falta es dotar de medios adecuados; no solo materiales e informáticos con la aparición de dobles pantallas, o tarjetas criptográficas sino que es necesario convencer a aquellas personas que van a ser usuarios de la justicia y están dentro de los juzgados de que ese cambio, a medio plazo, supone un beneficio y es positivo. De no ser así, es posible que no se alcancen los objetivos previstos.

Siempre que se habla de tecnología, se suele relacionar con posibles despidos o reconversión de puestos de trabajo ¿En este caso es previsible algún reajuste de plantilla?
No es previsible que haya cambios sustanciales en nuestra plantilla y su esfuerzo humano de cara a la gestión de los procedimientos. Al contrario, contarán con unas herramientas que les ayudará a gestionar mejor su trabajo.  Tenga en cuenta que se automatizan los sistemas de escritos judiciales lo que ahorrará tiempo en estos procesos. Pero los profesionales de la justicia tienen que estar tranquilos. Dichos procedimientos en papel o electrónico se tiene que leer y hacer los trámites precisos para su gestión. Ahora el cambio importante es que el expediente quedará digitalizado. Lo que antes se tardaba en comunicar tres o cuatro o más días se va a comunicar de forma inmediata desde el momento en el que se clicka en el buzón Lexnet en el juzgado.

A nivel de jueces y magistrados, ¿Cómo afecta el expediente electrónico en su trabajo?
Pues de forma diferente a otros profesionales.  Está claro lo que hemos visto del itinerario del procedimiento digital hasta su conformación. En ese momento, el juez tiene que dictar una resolución de trámite o fondo y exige el estudio del expediente.
Desde la perspectiva del estudio del mismo, la única comodidad que le aporta al juez es que en vez de cargar con los expedientes físicamente para ir a su despacho, tendrá un acceso electrónico al sistema de gestión procesal o se lo podrá llevar en un CD o pendrive para verlo. Sin embargo, la lectura digital diaria no aporta mucho en relación a la del papel tradicional. No es lo mismo leer en pantalla que en papel, como no es lo mismo el expediente digital, bien configurado que el meramente escaneado.  Los documentos escaneados formarán parte del propio expediente pero un expediente escaneado de un folio tras otro no es, propiamente, un expediente digital. Es preciso que los documentos digitalizados estén indexados  con indicación de su contenido de forma que se permita su fácil localización.

¿Cambia mucho la forma de dictar sentencia ahora, entonces?
El magistrado hará su trabajo habitual de leer los escritos de las partes; documentos o grabaciones que haya visto, e incluso revisando las notas que haya podido tomar en su trámite de audiencia. Para eso podrá escribir en un documento electrónico en pantalla y en otra poder ir viendo el documento. Incluso podría haber una tercera pantalla para acceder a la jurisprudencia a través de una base de datos. Es posible que sea cuestión de práctica y de introducirse al mundo digital, pero me han comentado compañeros que lo que tardaban en resolver hora y media se les ha triplicado el trabajo buceando en un expediente escaneado o digital.

Entrevista realizada por Luisja Sánchez, 25 de enero de 2016.
(Foto: Gabinete de Prensa TSJ de Madrid)

 






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